5 دلیل مهم برگزاری جلسه آنلاین

با توجه به گسترش و بهبود اینترنت در جهان، بسیاری از کلاس‌ها و وبینارهای آموزشی به‌صورت غیرحضوری و آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌شوند.

در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و غیر دولتی نیز این امکان را دارند که به جای برگزاری جلسه‌های حضوری، جلسه آنلاین برگزار کنند. بر اساس آمار منتشر شده، میانگین زمان صرف شده افراد در ترافیک‌های شهری به شدت افزایش یافته است. به عنوان مثال، بسیاری از کارمندان و حتی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها در شهرهای بزرگی مانند تهران، معمولاً 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک سپری می‌کنند. این موضوع نه تنها منجر به خستگی می‌شود، بلکه باعث افزایش هزینه‌های سازمانی و همچنین کاهش بهره‌وری کارکنان می‌شود.

یکی از راهکارهای اثرگذار برای برطرف‌کردن همه یا برخی از این مشکلات در سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین و غیرحضوری است. ما در این مطلب، به 5 دلیل مهم که باید سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه آنلاین برگزار کنند، اشاره کرده‌ایم تا با اهمیت برگزاری این شیوه از برگزاری جلسه‌ها بیشتر آشنا شوید.

1.صرفه جویی در هزینه‌ها

برگزاری جلسه‌های آنلاین به جای جلسات حضوری، این امکان را برای شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و غیردولتی فراهم می‌کند تا در هزینه‌های خود نیز صرفه‌جویی کنند. با برگزاری جلسه‌های آنلاین، برگزارکنندگان دیگر نیازی به صرف هزینه برای پذیرایی، انرژی، رفت و آمد و اقامت... ندارند. در نتیجه، این موضوع به آن‌ها کمک می‌کند تا استفاده‌ بهینه‌تری از بودجه خود داشته باشند.

برگزاری جلسه‌های آنلاین نه‌تنها به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی کمک می‌کند، بلکه در کاهش‌ هزینه‌های کارمندان یا به‌طور کلی شرکت‌کنندگان نیز موثر است. به عنوان مثال، افراد در جلسه‌های آنلاین دیگر نیازی به صرف هزینه برای رفت و آمد ندارند

2.از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی

در جلسه‌های آنلاین، محدودیت‌های مکانی و جغرافیایی دیگر معنایی ندارد و افراد از هر جایی می‌توانند در جلسات شرکت کنند. به عنوان مثال، سازمان یا شرکتی را در نظر بگیرید که دچار بحران شده و مدیرش نیز در مسافرت است. این مدیر بدون اینکه از مسافرت برگردد، با برگزاری جلسه آنلاین می‌تواند راهکارهای خود برای حل مشکل به وجود آمده را ارائه کند.

علاوه بر این، بسیاری از سازمان‌ها که بخشی از فعالیتشان در شهرهای دیگر یا به‌صورت دورکاری است، جلسه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود با کارمندانشان را به‌صورت آنلاین و در بستر پلتفرم‌هایی مانند اسکای‌روم برگزار می‌کنند. البته به این نکته توجه داشته باشید که برای شرکت در جلسات مجازی باید به اینترنت مناسب دسترسی داشته باشند.

3.امکان برگزاری جلسه‌های فوری

سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و ... ممکن است به برگزاری یک جلسه فوری با کارمندان خود نیاز داشته باشند. برای برگزاری جلسه حضوری، حداقل به 2 تا 3 ساعت زمان نیاز است تا افراد دور هم جمع شوند. این زمان در شرایط اضطراری بسیار زیاد است و احتمالا تا زمان برپایی جلسه، سازمان یا شرکت دچار بحران شود.

بهترین راهکار در شرایط اضطراری، برگزاری کنفرانس آنلاین است. سازمان‌ها و شرکت‌ها در کمتر از 10 دقیقه و در هر زمان از شبانه‌روز می‌تواننند جلسه‌های فوری خود را در بستر پلتفرم‌‌هایی مانند اسکای‌روم برگزار کنند. در واقع، مجموعه‌ها در ساعات غیراداری و در هر زمان از شبانه‌روز این امکان را دارند تا جلسه‌های فوری خود را به صورت آنلاین برگزار و از بروز بحران جلوگیری کنند.

4.امکان استفاده از امکانات متنوع آنلاین

سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از امکانات متنوع و مختلفی استفاده کنند. از جمله این امکانات می‌توان به ارائه محتواهای جلسه در قالب اسلایدهای پاورپوینت، فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط جلسات و ... اشاره کرد. این امکانات می‌تواند در افزایش بهره‌وری جلسات موثر واقع شود. به عنوان مثال، سازمان‌ها با ضبط جلسه‌های آنلاین در پلتفرم اسکای‌روم، دیگر نیازی به یادداشت برداری از نکات مهم و حتی نوشتن صورت جلسه ندارند.

5.صرفه‌جویی در زمان

همانطورکه در مقدمه مقاله اشاره کردیم، بسیاری از کارمندان و مدیران به طور میانگین 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک می‌گذرانند. در واقع، افراد به جای اینکه از زمان خود به‌صورت مفید استفاده کنند، به ناچار باید چند ساعت در ترافیک خسته‌کننده سپری کنند.

این در حالی است که اگر سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه‌های مختلف خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، کارمندان و حتی مدیران دیگر نیازی به رفت و آمدهای ندارند و در ترافیک‌های خسته‌کننده گیر نمی‌کنند . به بیانی ساده‌تر، در جلسه‌های آنلاین دیگر ترافیک و معطل ماندن در خیابان‌های پر از ماشین معنایی ندارد. در نتیجه، افراد در طول روز کمتر خسته می‌شوند و به‌صورت بهینه‌تر می‌توانند از زمان خود استفاده کنند.

جمع‌بندی

برگزاری جلسات آنلاین به عنوان یک ابزار کارآمد و مفید، به ارتقاء بهره‌وری و افزایش راندمان سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند. در واقع، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از مزایای مختلف آن بهره‌مند شوند و به‌صورت بهینه‌تر از نیروی انسانی خود استفاده کنند. از جمله مزایای جلسه آنلاین برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان برگزاری جلسه‌های فوری، از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و همچنین استفاده از امکانات متنوع مانند ضبط جلسات اشاره کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش یا حتی استخدام افراد جدید، جلسه آنلاین برگزار کنند.

 جلسه‌های آنلاین باید در بستر پلتفرمی برگزار شود که دارای زیرساخت قدرتمندی است و از امکانات مناسبی بهره می‌برد. با وجود پلتفرم قدرتمند، این امکان برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌شود تا جلسه‌های آنلاین خود را با بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنند.

اسکای‌روم، بزرگترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین

برای برگزاری جلسه‌های آنلاین خود می‌توانید از اسکای‌روم، بزرگ‌ترین پلتفرم ایرانی برگزاری وبینار، جلسه و کلاس آنلاین استفاده کنید. اسکای‌روم که از زیرساخت‌های قدرتمند و امکانات مناسبی بهره می‌برد، تاکنون مورد اعتماد بیش از 50 هزار برگزارکننده بوده و بیش از 15 میلیون رویداد در این پلتفرم کاملا بومی برگزار شده است. افزون بر این، بیش از 27 میلیون نفر در رویدادهای برگزار شده در بستر اسکای‌روم شرکت‌ کرده‌اند.

اسکای‌روم علاوه بر اینکه از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد، دارای امکانات و قابلیت‌های مختلفی است تاکنون بیش از 4000 سازمان و شرکت از خدمات این پلتفرم استفاده کرده‌اند. از جمله امکانات پلتفرم اسکای‌روم برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش، اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط ابری، تخت وایت‌برد مجازی، امکان گزارش‌گیری از حضور و غیاب شرکت‌کنندگان توسط اپراتور، پشتیبانی از چت آنلاین و ... اشاره کرد.


جلسه آنلاین و مزایای آن

امروزه رشد در برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین بر کسی پوشیده نیست و بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد، جلسات مختلف خود را به‌صورت مجازی برگزار می‌کنند. علاوه بر رشد چشمگیر، حدود نیمی از افراد معتقدند که جلسات مجازی مفید و بسیار کارآمدتر از جلسات حضوری است. در واقع، بسیاری از برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان در جلسات بر این باورند که مزایای جلسه‌ آنلاین باعث شده این شیوه از برگزاری جلسات مفید باشد. اکنون شاید از خود بپرسید که مزایای جلسه آنلاین چیست و برگزاری جلسات مجازی چه کمکی به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کند؟

ما در این مقاله قصد داریم جلسه آنلاین و انواع آن را بررسی کنیم و همچنین به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست؟ پاسخ دهیم. 

جلسه آنلاین چیست؟

هدف جلسه آنلاین با جلسات حضوری، یکسان است و تنها تفاوت آن‌ها در شیوه برگزاری است. جلسات آنلاین، به صورت مجازی و در بستر اینترنت انجام می‌شود و شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان هم دیگر را ملاقات نمی‌کنند. همانطور که گفتیم، جلسات مجازی به‌طور چشمگیری در حال افزایش است و بسیاری از ارتباطات و تعامل‌ها بین دو یا چند نفر به این شیوه برگزار می‌شوند. براساس گزارش وب‌سایت Zipdo، برگزاری جلسات آنلاین از زمان پاندمی کرونا تاکنون بیش از 1000 برابر افزایش پیدا کرده است.

در همین راستا، برای برگزاری جلسه آنلاین، به یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب نیاز است. به بیانی دیگر، بدون استفاده از پلتفرم قدرتمند، سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد در هنگام برگزاری جلسه آنلاین ممکن است با مشکلات مختلفی مواجه شوند. از این رو، برگزارکنندگان برای اداره و مدیریت جلسه آنلاین باید از یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنند. اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین است که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و تمامی امکانات مورد نیاز برای اداره جلسات را فراهم کرده است.

انواع جلسه آنلاین

جلسه آنلاین را بر اساس اهداف می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. انواع جلسه‌های آنلاین عبارت‌انداز:

  • مصاحبه آنلاین: متخصصان و کارشناسان منابع انسانی ممکن است که جلسات مصاحبه خود را به‌صورت آنلاین و غیرحضوری برگزار کنند. برگزاری جلسه‌های مصاحبه آنلاین این امکان را برای تیم‌های منابع انسانی فراهم می‌کند تا با بیشتر متقاضیان ارتباط بگیرند.
  • جلسه‌های آنلاین آموزشی: بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش و افزایش بهره‌وری کارکنان خود، جلسات آموزشی برگزار می‌کنند. اکنون مجموعه‌های بسیاری که بخشی از فعالیت‌ آن‌ها به صورت دورکاری انجام می‌شود، جلسه‌های آموزشی خود را به شیوه آنلاین برگزار می‌کنند.
  • جلسه‌های روزمره و کاری: تیم‌های مختلف یک سازمان که بخشی از فعالیتشان به صورت دورکاری است، معمولا به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه جلسه برگزار کنند. این جلسه‌ها نیز به دلیل دورکاری کارکنان، در قالب جلسه آنلاین برگزار می‌شوند.
  • جلسات طوفان فکری: نوع دیگری از برگزاری جلسه‌های آنلاین با هدف ایده‌پردازی و طوفان فکری برگزار می‌شوند.

 مزایای جلسه آنلاین چیست؟

در این بخش از مقاله به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست پاسخ می‌دهیم تا با مزیت‌های این نوع از برگزاری جلسات آشنا شوید.

? امکان حضور از هر نقطه جغرافیای

شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین، از هر نقطه جغرافیایی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، به صورت غیرحضوری می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به بیانی ساده‌تر، افراد در جلسه‌های آنلاین با محدودیت‌های مکانی مواجه نیستند. با حذف محدودیت‌های مکانی، امکان شرکت تمامی اعضا و افراد در جلسه‌ها نیز بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، کارکنان سازمان اگر به مسافرت هم بروند، امکان حضور در جلسه‌های آنلاین را دارند.

? برگزاری سریع جلسه‌های مهم و ضروری

برخی اوقات مدیران اصلی یا تیم‌های سازمان برای بررسی موضوعات مهم و ضروری، مجبور به برگزاری جلسه فوری در زمان غیر اداری می‌شوند. در بهترین حالت، حضور افراد و برگزاری جلسه حضوری یک تا دو ساعت طول می‌کشد. این در حالی است که برای برگزاری جلسه‌های آنلاین به زمان کمتری نیاز است و اعضای سازمان به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانند در جلسه‌های ضروری و مهم، حضور پیدا کنند.

? مقرون به صرفه

یکی دیگر از مزیت‌های مهم جلسه آنلاین این است که برگزاری آن در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی و حضوری، مقرون به صرفه‌تر است. در واقع، با برگزاری جلسات آنلاین هزینه‌های رفت و آمد، پذیرایی، انرژی و … حذف می‌شوند. در نتیجه، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های مجازی می‌توانند در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. علاوه بر این، جلسه‌های‌ آنلاین در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی برای شرکت‌کنندگان هم صرفه اقتصادی دارد و افراد دیگر هزینه‌ای بابت رفت و آمد پرداخت نمی‌کنند.

? امکان ضبط جلسات

افراد در جلسات مجازی این امکان را دارند تا جسله‌ها را ضبط کنند. ضبط جلسه‌های آنلاین، یک راه عالی برای آموزش افراد تازه کار، مرور مباحث گفته شده در جلسات قبلی و توجیه کارمندان است. در واقع، سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی آموزشگاه‌ها با ضبط جلسه‌های مهم و کاربردی، دیگر نیازی به تکرار مجدد جلسات ندارند. این موضوع از نظر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند.

البته برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین باید از پلتفرم‌های مجهز به قابلیت ضبط استفاده کنند. اسکای‌روم این قابلیت را برای کاربران خود فراهم کرده و امکان ضبط جسله‌های مجازی در این پلتفرم کاملا بومی وجود دارد.

 افزایش بهره‌وری با صرفه‌جویی در زمان

یکی از مهم‌ترین موضوعات که باعث پایین آمدن بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌ها و کاهش راندمان می‌شود، برگزاری جلسه‌های متعدد و زمان‌بر است. معمولا در جلسه‌های حضوری، بخشی از زمان افراد به رفت و آمد، فرایند آماده‌سازی و… اختصاص پیدا می‌کند که این موضوع منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. بهترین راهکار برای افزایش بهره‌وری، برگزاری جلسه‌های آنلاین است. علاوه بر این، مدت زمان برگزاری جلسه‌ آنلاین در مقایسه با جلسه حضوری بسیار کمتر است که این موضوع نیز منجر به افزایش بازدهی جلسات می‌شود

 

جمع‌بندی

بسیاری ازشرکت‌ها و سازمان‌ها برای افزایش راندمان و بهره‌وری خود، از روش‌های سنتی برگزاری جلسات فاصله گرفته و جلسه آنلاین برگزار می‌کنند. علاوه بر این، برخی از مجموعه‌ها نیز که همه یا بخشی از فعالیتشان به صورت غیرحضوری و دورکاری است، جلسه‌های آنلاین را جایگزین جلسه‌های حضوری کرده‌اند. در واقع، مزایای جلسه آنلاین که در این مقاله به آن اشاره کردیم، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را مجاب به برگزاری جلسات مجازی کرده است.

 


ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین

در دنیای امروز، برگزاری جلسات آنلاین یکی از مهم‌ترین روش‌های ارتباطی بین افراد در شرایطی است که دسترسی به فضاهای فیزیکی محدود است یا به دلیل شرایطی نظیر بیماری، امنیت، صرفه جویی در زمان و هزینه و ... نمی توان از روش های رایج برگزاری جلسات در مکان‌های فیزیکی استفاده کرد.

در این مقاله، به بررسی ویژگی‌هایی که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین ویدئو کنفرانس قابل اتکا باید داشته‌باشد، خواهیم پرداخت.

1. کیفیت تصویر و صدا

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، کیفیت تصویر و صداست. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، تصویر و صدا باعث ایجاد ارتباط بین شرکت‌کنندگان و تأثیر بر محتوای جلسه می شود. بنابراین، پلتفرم باید بتواند تصویر و صدا را با کیفیت بالا و بدون اختلال پخش کند. همچنین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که کیفیت تصویر و صدا را از تغییرات احتمالی کیفیت اینترنت محافظت کنند.

برای مثال، پلتفرم باید از فرمت‌های تصویر و صدای پیشرفته استفاده‌کند و بتواند در شرایطی که سیگنال شبکه ضعیف است، تصویر و صدا را به صورت خودکار تنظیم کند.

2.امنیت

امنیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین است. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، امنیت اطلاعات شخصی شرکت کنندگان و محتوای جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که امنیت اطلاعات شخصی و محتوای جلسه را به حداکثر برساند.

به زبان دیگر پلتفرم باید دارای گزینه های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها، مدیریت دسترسی، جلسات ایمن و حذف داده‌های جلسات پس از پایان آن باشد. همچنین پلتفرم باید قابلیت کنترل دسترسی به جلسه را به میزبانان جلسات و مدیران پلتفرم ارائه‌ دهد.

3. قابلیت تعامل

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان است. در جلسات آنلاین، شرکت‌کنندگان باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرارکنند و از ویژگی‌های تعاملی پلتفرم بهره‌ببرند.

برای مثال، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند چت و پرسش و پاسخ استفاده کند. همچنین باید قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان را با استفاده از تصویربرداری، اشتراک صفحه و اشتراک فایل های صوتی و تصویری، فراهم‌کند.

4. پشتیبانی

پشتیبانی یکی دیگر از ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین کاربردی است که نباید از آن غافل شویم. پشتیبانی باید در هنگام بروز مشکلات و سوالات، در دسترس شرکت‌کنندگان قرار گیرد.

پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند پشتیبانی آنلاین 24 ساعته، پشتیبانی تلفنی، ایمیل و چت برخوردار باشد. همچنین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند آموزش های آنلاین و دسترسی به منابع پشتیبانی برخوردار باشد.

5. قابلیت انعطاف پذیری

در نهایت، ویژگی دیگری که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین باید داشته باشد، قابلیت انعطاف‌پذیری است. این به معنای قابلیت سازگاری پلتفرم با نیازهای مختلف شرکت کنندگان است.

به عنوان مثال بعضی از شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های زمانی یا فنی نمی‌توانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم بهره ببرند. در چنین شرایطی، پلتفرم باید قابلیت ساده سازی و محدود کردن ویژگی‌های پیشرفته را به شرکت کنندگان ارائه دهد. همچنین، برخی شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های فنی، ممکن است نتوانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم استفاده کنند. بنابراین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند قابلیت پخش در دستگاه های مختلف، پشتیبانی از گوشی های هوشمند و قابلیت دسترسی از راه دور به جلسه، برخوردار باشد.

نباید فراموش کرد که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، نه تنها باید از ویژگی‌های فنی مورد نیاز برخوردار باشد، بلکه باید در جایگاه شما به عنوان میزبان جلسه از نظر نمایشی و سازماندهی نیز قابل قبول باشد.

جمع بندی

با توجه به اینکه برگزاری جلسات آنلاین در دنیای امروز از اهمیت بالایی برخوردار است، انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین نقش مهمی در موفقیت این جلسات ایفا می‌کند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید به ویژگی‌هایی نظیر امنیت، پایداری، کیفیت تصویر و صدا، پشتیبانی و قابلیت انعطاف‌پذیری توجه کرد.

به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، از نحوه ارائه ویژگی های گفته شده توسط آن پلتفرم، آگاهی کامل پیدا کنید. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانید از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.

از طرفی، در نظر داشته باشید که هر پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین، قابلیت ها و محدودیت‌های خود را دارد. برای مثال، برخی پلتفرم‌ها فقط برای جلسات کوچک مناسب هستند، در حالی که برخی دیگر برای جلسات بزرگ مناسب هستند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید با توجه به نیازهای خود و نوع جلسه، پلتفرم مناسب را انتخاب کنید.

در کل، اگر به دنبال پلتفرمی برای برگزاری جلسات آنلاین هستید، نیاز است تا به ویژگی‌های فنی و ظاهری پلتفرم توجه کنید. همچنین، پیشنهاد می‌شود که در صورت لزوم از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید. 

معرفی 10 نرم افزار کنفرانس برتر

معرفی پلتفرم‌های خارجی برگزاری جلسه مجازی

با توجه به ویژگی هایی که در بالا برای پلتفرم های برگزاری جلسات آنلاین معرفی شد، اینجا به برخی از پلتفرم های معروف و مورد استفاده خارجی برای برگزاری جلسات آنلاین می پردازیم:

  1. : Zoom اگرچه zoom در ابتدا برای کارهای آموزشی طراحی شده بود، اما در حال حاضر به عنوان یکی از پراستفاده‌ترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین شناخته شده است. این پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین با دسترسی آسان و قابلیت اشتراک گذاری آسان محتوا و فایل‌ها طراحی شده است. همچنین این پلتفرم قابلیت های متعددی برای امنیت جلسات و نظارت بر شرکت کنندگان را نیز داراست. لازم به ذکر است که زوم محدودیت زمانی دارد و برای جلسات بیش از دو نفر، پس از 40 دقیقه جلسه قطع خواهد شد.
  2. : Skype این پلتفرم از قدیمی ترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین است و امکانات زیادی برای چت و ارتباط تصویری دارد. با این حال، در مقایسه با دو پلتفرم قبلی،Skype قابلیت های کمتری در امنیت و نظارت بر شرکت‌کنندگان دارد.
  3. Google Meet: Google Meet یکی از پلتفرم‌هایی است که در برگزاری جلسات آنلاین برای تیم‌های کاری بسیار مناسب است. با قابلیت‌های متعددی برای تشخیص صدا و تصویر، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و محتوا، امکان استفاده از افکت‌های تصویری و صوتی، نظارت و امنیت، Google Meet به عنوان یکی از بهترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین خارجی شناخته شده است.
  4. Microsoft Teams: Microsoft Teams یک پلتفرم چندکاره برای ارتباط، همکاری و برگزاری جلسات آنلاین است. این پلتفرم با امکانات متعددی برای مشارکت در کار، برنامه‌ریزی و مدیریت کار، برگزاری جلسات آنلاین و اشتراک گذاری محتوا، یکی از بهترین گزینه‌های پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین در خارج از کشور است.

 


مزایای تجهیز اتاق کنفرانس

تجهیز اتاق کنفرانس یک موضوع مهم و حیاتی برای هر سازمان یا شرکتی است که نیاز به برگزاری جلسات و مذاکرات گروهی دارد.

اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای تجهیز شود که بتوان جلسات را به صورت موثر و بهینه برگزار کرد. تجهیزات اصلی اتاق کنفرانس شامل صفحه نمایش بزرگ، ویدئو پروژکتور، دستگاه‌های صوتی، میکروفون‌ها و تجهیزات نورپردازی مناسب می‌شوند. از اهمیت دستگاه‌های تصویری و صوتی به‌عنوان ابزارهای ارتباطی برای نمایش ارائه‌ها، نمودارها و فیلم‌های آموزشی استفاده می‌شود. 

به طور کلی می توان گفت، تجهیز اتاق کنفرانس به دقت برنامه‌ریزی و انتخاب اجزاء با کیفیت نیاز دارد تا این فضا به عنوان یک محل مناسب برای برگزاری جلسات، مذاکرات و همایش‌ها عمل کند و به بهبود کیفیت کار و ارتقاء همکاری‌ها کمک کند.

6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس 

آشنایی با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس

تجهیز اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین موارد برای بهبود فعالیت‌های سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. اتاق کنفرانس، فضایی است که جلسات مهم، مذاکرات، آموزش‌ها و نشست‌های گروهی برگزار می‌شوند و به‌عنوان یک قلب ارتباطی و تصمیم‌گیری در محیط کاری عمل می‌کند. به‌همین دلیل، تجهیز این فضا به نحوی که نیازهای کاربران را برطرف کند و تجربه کاربری مثبتی را به ارمغان بیاورد، بسیار حائز اهمیت است.

به‌طور خلاصه باید بیان کرد، تجهیز سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود ارتباطات داخلی می‌شود. با توجه به تکنولوژی‌ها و نیازهای روزافزون سازمان‌ها، انتخاب تجهیزات مطلوب و مدیریت مناسب این فضا، از اهمیت بسیاری برخوردار است و باعث تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها در محیط کاری خواهد شد. در ادامه با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس آشنا خواهید شد:

1 ) صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز سالن کنفرانس

صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس به‌شمار می‌آید. اتاق کنفرانس به عنوان مرکزی برای برگزاری جلسات و نشست‌های گروهی در سازمان‌ها و شرکت‌ها عمل می‌کند و اجتناب ناپذیر است که به آن به شکل کارآمد و پیشرفته‌ای نگاه نشود.

یکی از بزرگ‌ترین مزایای تجهیز اتاق کنفرانس، افزایش بهره‌وری در اجتماعات و جلسات گروهی است. امکاناتی مانند دستگاه‌های ویدئو کنفرانس، صفحه نمایش بزرگ و دستگاه‌های صوتی پیشرفته، ارتباط بهتر و مؤثرتری را ممکن می‌سازند. این امکانات اجازه می‌دهند تا افراد از راحتی محیط کنفرانس، به ‌صورت مستقیم با همکاران در دیگر نقاط جهان ارتباط برقرار کنند، نتایج کار را به‌سرعت به اشتراک بگذارند.

به‌طور کلی، صرفه‌جویی در وقت با تجهیز اتاق کنفرانس منجر به بهبود ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها می‌شود. از این‌رو، سرمایه‌گذاری در بهبود تجهیزات اتاق کنفرانس برای هر سازمانی به‌عنوان یک اقدام استراتژیک برنامه‌ریزی می‌شود.

2 ) افزایش بهره وری و بهبود کیفیت در سالن کنفرانس

6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس بدون شک افزایش بهره وری و بهبود کیفیت است. تجهیزات سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت فعالیت‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این اتاق به عنوان یک مرکز تصمیم‌گیری و ارتباطات گروهی، نقش بسیار مهمی در بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندها و فعالیت‌های کسب و کار دارد. در ادامه به برخی از مزایای افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت از تجهیز اتاق کنفرانس اشاره خواهیم کرد:

ارتقاء ارتباطات: تجهیزات ویدئو کنفرانس و دستگاه‌های صوتی پیشرفته باعث بهبود ارتباطات بین افراد در داخل و بین شعبه‌ها و دفاتر شرکت می‌شوند. این امکان، افراد را قادر می‌سازد که از راحتی اتاق کنفرانس به صورت همزمان با همکاران در نقاط دیگر به ارتباط بپردازند و تصمیم‌گیری‌ها را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند.
کاهش هزینه‌ها: استفاده از اتاق کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با سفر و اقامت در جلسات حضوری می‌شود. با امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئوک نفرانس، نیاز به حضور فیزیکی در مکان‌های مختلف کاهش می‌یابد و این منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان می‌شود.
 افزایش بهره‌وری زمانی: تجهیز اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های مدرن و ابزارهای هوشمند، زمان مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل را کاهش می‌دهد. امکانات مانند تقسیم صفحه نمایش، اشتراک گذاری محتوا و ضبط جلسات، به افراد این امکان را می‌دهد تا به صورت همزمان و هماهنگ‌تر به موضوعات مورد بحث و بررسی بپردازند.
 افزایش همکاری و تعامل: اتاق کنفرانس با تجهیزات مناسب باعث افزایش همکاری و تعامل میان اعضای تیم و گروه‌های کاری می‌شود. امکان ارائه ارائه‌ها و نمایش گرافیک‌ها و اطلاعات مرتبط، تفاوت بین فهم مسائل را کاهش می‌دهد و همچنین افراد را به‌صورت فعال‌تر در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها شرکت می‌کند.

3 ) صرفه جویی در هزینه ها از مزایای تجهیز سالن کنفرانس

 تجهیز اتاق کنفرانس باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این اتاق با امکانات مدرن و تکنولوژی‌های پیشرفته، هزینه‌های مرتبط با جلسات حضوری و سفرها را به حداقل می‌رساند. امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئو کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با اقامت، مسافرت و اجاره اتاق‌های کنفرانس می‌شود.

 همچنین، انتقال محتوا و اطلاعات به‌صورت آنلاین و اشتراک گذاری فایل‌ها در اتاق کنفرانس، هزینه‌های چاپ و ارسال سند‌ها را نیز کاهش می‌دهد. با این تجهیزات هوشمند، می‌توان به صرفه‌جویی در مصرف انرژی و هزینه‌های مرتبط با نورپردازی و تهویه مطبوع نیز دست یافت. به‌طور خلاصه، تجهیز اتاق کنفرانس باعث بهبود کارایی و همچنین کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود.

تجهیز سالن اتاق کنفرانس به‌طور موثر، عملکرد سازمان‌ها و تیم‌ها را به‌صورت چشم‌گیری ارتقاء می‌بخشد. این عمل از جمله راهکارهایی است که بهبود کارایی، افزایش همکاری و افزایش بهره‌وری را در محیط کاری به همراه دارد.

اولین مزیت تجهیز سالن اتاق کنفرانس، تسهیل ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی است. امکانات مانند ویدئو کنفرانس، دستگاه‌های صوتی و ارتباط اینترنتی پیشرفته، اعضای تیم را قادر می‌سازند تا به ‌سرعت با همکاران در سراسر جهان ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به‌سرعت منتقل کنند.

با افزودن تکنولوژی‌های مدرن به سالن اتاق کنفرانس، فرصت برگزاری جلسات آنلاین فراهم می‌شود. این امکان به تیم‌ها اجازه می‌دهد که بدون هزینه‌های مسافرت و اقامت، به صورت همزمان از هر نقطه‌ای جلسات را برگزار کنند و برنامه‌ها را بهبود دهند.

با تجهیز سالن اتاق کنفرانس با ابزارهای هوشمند، فرآیند تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند. امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها، محتواها و داده‌ها باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اطلاعات کامل‌تری انجام شود و تصمیم‌ها با مطالعه دقیق‌تری اتخاذ گردد.

تجهیز سالن اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های پیشرفته و مدرن به ‌عنوان یک ابزار استراتژیک مهم در بهبود عملکرد و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری‌ها و همکاری‌ها مطرح می‌شود. این تجهیزات به‌صورت مستمر باعث ارتقاء کیفیت کار و افزایش انگیزه اعضای تیم می‌شوند و سبب ایجاد فضای کاری بهتر و پویاتر می‌گردد.

5 ) مدیریت و نظم دهی آسان در جلسه

تجهیز اتاق کنفرانس باعث مدیریت و نظم دهی آسان‌تر فعالیت‌ها و جلسات در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این امر به عنوان یکی از مزایای اصلی اتاق کنفرانس، مزایایی را فراهم می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کارکردهای سازمانی می‌شوند.

اولین مزیت از تجهیز اتاق کنفرانس، بهبود نظم و تنظیم در جلسات گروهی و مذاکرات است. تجهیزات مدرن این امکان را فراهم می‌کنند که جلسات به‌صورت منظم و مطلوبی برگزار شود و فرآیند تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت مؤثر‌تری صورت گیرد.

تجهیزات و فناوری‌های مدرن اتاق کنفرانس، به مدیران اجازه می‌دهند تا به راحتی از راه دور جلسات را مدیریت کنند و در تصمیم‌گیری‌ها و هماهنگی‌ها نقش مؤثری داشته باشند. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و نمایش ارائه‌ها باعث می‌شود اعضای تیم با دقت به موضوعات پرداخته و نتایج بهتری حاصل کنند.

همچنین، امکان استفاده از تکنولوژی‌های هوشمند در اتاق کنفرانس، به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور بهینه‌تری از منابع موجود استفاده کنند و برنامه‌ها و پروژه‌ها را به بهترین شکل مدیریت کنند. این امکان اجازه می‌دهد تا اقدامات اجرایی به بهترین شکل هماهنگ شوند و نتایج مطلوبی را به ارمغان بیاورند.

در نهایت، تجهیز اتاق کنفرانس باعث سهولت در دسترسی به اطلاعات و داده‌ها می‌شود و از اطلاعات کامل‌تری در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار می‌دهد. این امر باعث بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها و تسهیل فرآیند‌های مدیریتی می‌شود.

6 ) استفاده از تجهیزات حرفه ای اتاق کنفرانس

استفاده از تجهیزات حرفه‌ای در اتاق کنفرانس، نقش مهمی در بهبود کیفیت جلسات و ارتقاء تجربه کاربران دارد. تجهیزات حرفه‌ای، ابزارها و تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای هستند که باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و تحقق هدف‌های سازمان‌ها می‌شوند.

اولین مزیت از استفاده از تجهیزات حرفه‌ای، ایجاد تجربه کاربری بهتر برای شرکت‌کنندگان است. تجهیزات نمایش تصویری با کیفیت، صداگذاری با وضوح و تکنولوژی‌های هوشمند، ارتباط را روان‌تر و مؤثر‌تر می‌کنند. این موضوع، حس خوشایندی و رضایت شرکت‌کنندگان را افزایش می‌دهد.

استفاده از تجهیزات حرفه‌ای منجر به بهبود کیفیت جلسات می‌شود. امکاناتی مانند ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا، صداگذاری با کیفیت HD و صفحه نمایش‌های بزرگ، ارتباط را محکم‌تر می‌کند و باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت دقیق‌تری انجام شود.

تجهیزات حرفه‌ای باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و فایل‌ها، به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا همزمان به مسائل بپردازند و همکاری بهتری انجام دهند. همچنین، استفاده از تجهیزات نوین، زمان را صرفه‌جویی می‌کند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

تجهیزات حرفه‌ای باعث تصمیم‌گیری‌های بهتر و موثر‌تر می‌شود. امکان ارائه‌ها با کیفیت، نمایش گرافیک‌ها و نمودارها، تصمیم‌گیرندگان را در فرآیند‌های تصمیم‌گیری‌ها یاری می‌کند و اطلاعات کامل‌تری را در اختیار آنها قرار می‌دهد.


بررسی تجهیزات کنفرانس و ویدئو کنفرانس

امروزه ارتباط تصویری به امری حیاتی در میان مردم و شرکت ها تبدیل شده اند . تماس‌های تصویری در گذشته جهت مکالمات شخصی استفاده می شد اما امروزه به یکی از محبوب‌ترین فناوری‌های روز دنیا تبدیل گشته‌اند و در کشور عزیزمان نیز بسیار مورد توجه قرار گرفته است به گونه ای که بسیاری از جلسات به صورت آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می شود. همچنین در زمینه های آموزشی برگزاری کلاس ها ، صدور مدرک و در زمینه های پزشکی نیز استفاده می گردد.

میکروفون کنفرانس

میکروفون کنفرانسی تاثیر زیادی در کیفیت جلسات دارد به همین منظور انتخاب میکروفون با کیفیت در بهبود روند برگزاری جلسات بسیار مؤثر است. صدرا ایرانیان تولیدکننده میکروفون رومیزی کنفرانس است که دارای چند مدل با قابلیت های متفاوت می‌باشد. این میکروفن‌های رومیزی دارای قابلیت های حذف صدای محیط و نویزگیر ، ردیابی خودکار (Auto Tracking) ، رعایت حق تقدم سخنران و بلندگو داخلی می باشد. همچنین در برخی از مدل‌ها قابلیت رأی‌گیری و حضور غیاب نیز قرار داده شده که به‌وسیله آن بتوان فرآیند رأی‌گیری را بدون هرگونه تقلب در جلسات برگزار نمود.

مانیتور کنفرانس

مانیتور اتاق کنفرانس به 3 دسته مانیتور ساده ، لیفت و تاشو تقسیم می شود . مانیتور های کنفرانسی نسبت به دیگر مانیتورها، دارای ظاهری شکیل تر و ابعاد باریک تر می باشد همچنین در برخی مدل ها دارای قابلیت جمع شوندگی دارد تا فضای کمتری را اشغال کند. جهت دریافت مشاوره رایگان در زمینه طراحی سالن کنفرانس و خرید تجهیزات سالن کنفرانس با کارشناسان ما با شماره تماس 42981-021تماس حاصل کنید .

دوربین کنفرانس

دوربین کنفرانس جزء تجهیزات اصلی جهت برگزاری ویدئو کنفرانس است همچنین جهت برگزاری جلسات حضوری در سالن های بزرگ با تعداد نفرات بالا نیز استفاده می گردد . به همین منظور کیفیت دوربین های کنفرانسی در جلسات حضوری و به صورت آنلاین بسیار حائز اهمیت است . دوربین های کنفرانسی دارای قابلیت اتوترکینگ هوشمند هستند به گونه ای که دیگر نیازی به اپراتور ندارید و با روشن شدن میکروفون فرد سخنران دوربین به سمت شخص سخنران چرخش نموده و تصویر برداری می کند. دوربین های ویدئو کنفرانس دارای تمامی قابلیت های مورد نیاز جهت برگزاری کنفرانس و ویدئو کنفرانس هستند این دوربین ها دارای کیفیت تصویر Full HD ، قابلیت اتوترکینگ ،‌ قابلیت تشخیص چهره  ، بزرگنمایی بالا بدون افت کیفیت ، قابلیت چرخش به صورت افقی و عمودی و دارای زاویه گسترده می باشند.

سیستم ویدئو کنفرانس

 کیفیت برگزاری جلسات رابطه مستقیم با کیفیت تجهیزات دارد زیر هرچه این تجهیزات دارای کیفیت بالاتری باشند تصاویر شفاف تر و صدا واضح تر به گوش حضار در جلسه می رسند. معمولا سیستم ویدئو کنفرانس جهت برگزاری جلسات با ظرفیت بیش از 5 نفر استفاده می شود زیرا زمانی که تعداد حضار در جلسه زیادتر می شود به دلیل فاصله ای که بین افراد با دوربین یا وبکم کنفرانسی به وجود می آید نیاز به سیستم ویدئو کنفرانس بیشتر می شود. 

اسپیکرفون

اسپیکرفون‌ دارای قابلیت دریافت صدا به صورت 360 درجه با قابلیت حذف نویز و حذف صدای محیط است همچنین دارای یک عدد بلندگو داخلی  می باشد و صدایی با کیفیت بالا پخش می کند و جهت برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس گزینه مناسبی است. اسپیکرفون ها قابل حمل هستند و به‌صورت بی سیم از طریق بلوتوث ارتباط برقرار می‌کنند که این قابلیت بسیار کاربردی است. همچنین با توجه به بی سیم بودن این اسپیکرفون از شلوغی میز جلوگیری می‌کنند و قابلیت اتصال آسان از طریق بلوتوث و کلیه دستگاه های هوشمند را دارا است.

ویدئو وال

ویدئو وال ها (VIDEO WALL) از اتصال چندین نمایشگر کوچک تشکیل می شوند و می‌تواند تصاویری در ابعاد دلخواه شما ایجاد کند . ویدئو وال ها محدودیت در کارکرد ندارند و قابلیت پخش تصاویر به صورت 24 ساعته را دارا هستند ، ویدیو وال ها در مقایسه با ویدئو پروژکتور به دلیل کیفیت تصاویر بالا ، قابلیت پخش تصاویر در محیط های روشن ، نمایش تصاویر در ابعاد دلخواه در سالن های کنفرانس و همایش بیشتر مورد توجه قرار می گیرند .