ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین
در دنیای امروز، برگزاری جلسات آنلاین یکی از مهم‌ترین روش‌های ارتباطی بین افراد در شرایطی است که دسترسی به فضاهای فیزیکی محدود است یا به دلیل شرایطی نظیر بیماری، امنیت، صرفه جویی در زمان و هزینه و ... نمی توان از روش های رایج برگزاری جلسات در مکان‌های فیزیکی استفاده کرد.
در این مقاله، به بررسی ویژگی‌هایی که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین ویدئو کنفرانس قابل اتکا باید داشته‌باشد، خواهیم پرداخت.
1. کیفیت تصویر و صدا
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، کیفیت تصویر و صداست. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، تصویر و صدا باعث ایجاد ارتباط بین شرکت‌کنندگان و تأثیر بر محتوای جلسه می شود. بنابراین، پلتفرم باید بتواند تصویر و صدا را با کیفیت بالا و بدون اختلال پخش کند. همچنین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که کیفیت تصویر و صدا را از تغییرات احتمالی کیفیت اینترنت محافظت کنند.
برای مثال، پلتفرم باید از فرمت‌های تصویر و صدای پیشرفته استفاده‌کند و بتواند در شرایطی که سیگنال شبکه ضعیف است، تصویر و صدا را به صورت خودکار تنظیم کند.
2.امنیت
امنیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین است. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، امنیت اطلاعات شخصی شرکت کنندگان و محتوای جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که امنیت اطلاعات شخصی و محتوای جلسه را به حداکثر برساند.
به زبان دیگر پلتفرم باید دارای گزینه های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها، مدیریت دسترسی، جلسات ایمن و حذف داده‌های جلسات پس از پایان آن باشد. همچنین پلتفرم باید قابلیت کنترل دسترسی به جلسه را به میزبانان جلسات و مدیران پلتفرم ارائه دهد.
3. قابلیت تعامل
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان است. در جلسات آنلاین، شرکت‌کنندگان باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرارکنند و از ویژگی‌های تعاملی پلتفرم بهره‌ببرند.
برای مثال، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند چت و پرسش و پاسخ استفاده کند. همچنین باید قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان را با استفاده از تصویربرداری، اشتراک صفحه و اشتراک فایل های صوتی و تصویری، فراهم‌کند.
4. پشتیبانی
پشتیبانی یکی دیگر از ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین کاربردی است که نباید از آن غافل شویم. پشتیبانی باید در هنگام بروز مشکلات و سوالات، در دسترس شرکت‌کنندگان قرار گیرد.
پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند پشتیبانی آنلاین 24 ساعته، پشتیبانی تلفنی، ایمیل و چت برخوردار باشد. همچنین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند آموزش های آنلاین و دسترسی به منابع پشتیبانی برخوردار باشد.
5. قابلیت انعطاف پذیری
در نهایت، ویژگی دیگری که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین باید داشته باشد، قابلیت انعطاف‌پذیری است. این به معنای قابلیت سازگاری پلتفرم با نیازهای مختلف شرکت کنندگان است.
به عنوان مثال بعضی از شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های زمانی یا فنی نمی‌توانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم بهره ببرند. در چنین شرایطی، پلتفرم باید قابلیت ساده سازی و محدود کردن ویژگی‌های پیشرفته را به شرکت کنندگان ارائه دهد. همچنین، برخی شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های فنی، ممکن است نتوانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم استفاده کنند. بنابراین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند قابلیت پخش در دستگاه های مختلف، پشتیبانی از گوشی های هوشمند و قابلیت دسترسی از راه دور به جلسه، برخوردار باشد.
نباید فراموش کرد که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، نه تنها باید از ویژگی‌های فنی مورد نیاز برخوردار باشد، بلکه باید در جایگاه شما به عنوان میزبان جلسه از نظر نمایشی و سازماندهی نیز قابل قبول باشد.
جمع بندی
با توجه به اینکه برگزاری جلسات آنلاین در دنیای امروز از اهمیت بالایی برخوردار است، انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین نقش مهمی در موفقیت این جلسات ایفا می‌کند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید به ویژگی‌هایی نظیر امنیت، پایداری، کیفیت تصویر و صدا، پشتیبانی و قابلیت انعطاف‌پذیری توجه کرد.
به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، از نحوه ارائه ویژگی های گفته شده توسط آن پلتفرم، آگاهی کامل پیدا کنید. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانید از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
از طرفی، در نظر داشته باشید که هر پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین، قابلیت ها و محدودیت‌های خود را دارد. برای مثال، برخی پلتفرم‌ها فقط برای جلسات کوچک مناسب هستند، در حالی که برخی دیگر برای جلسات بزرگ مناسب هستند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید با توجه به نیازهای خود و نوع جلسه، پلتفرم مناسب را انتخاب کنید.
در کل، اگر به دنبال پلتفرمی برای برگزاری جلسات آنلاین هستید، نیاز است تا به ویژگی‌های فنی و ظاهری پلتفرم توجه کنید. همچنین، پیشنهاد می‌شود که در صورت لزوم از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
معرفی 10 نرم افزار کنفرانس برتر
معرفی پلتفرم‌های خارجی برگزاری جلسه مجازی
با توجه به ویژگی هایی که در بالا برای پلتفرم های برگزاری جلسات آنلاین معرفی شد، اینجا به برخی از پلتفرم های معروف و مورد استفاده خارجی برای برگزاری جلسات آنلاین می پردازیم:
- : Zoom اگرچه zoom در ابتدا برای کارهای آموزشی طراحی شده بود، اما در حال حاضر به عنوان یکی از پراستفاده‌ترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین شناخته شده است. این پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین با دسترسی آسان و قابلیت اشتراک گذاری آسان محتوا و فایل‌ها طراحی شده است. همچنین این پلتفرم قابلیت های متعددی برای امنیت جلسات و نظارت بر شرکت کنندگان را نیز داراست. لازم به ذکر است که زوم محدودیت زمانی دارد و برای جلسات بیش از دو نفر، پس از 40 دقیقه جلسه قطع خواهد شد.
- : Skype این پلتفرم از قدیمی ترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین است و امکانات زیادی برای چت و ارتباط تصویری دارد. با این حال، در مقایسه با دو پلتفرم قبلی،Skype قابلیت های کمتری در امنیت و نظارت بر شرکت‌کنندگان دارد.
- Google Meet: Google Meet یکی از پلتفرم‌هایی است که در برگزاری جلسات آنلاین برای تیم‌های کاری بسیار مناسب است. با قابلیت‌های متعددی برای تشخیص صدا و تصویر، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و محتوا، امکان استفاده از افکت‌های تصویری و صوتی، نظارت و امنیت، Google Meet به عنوان یکی از بهترین پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین خارجی شناخته شده است.
- Microsoft Teams: Microsoft Teams یک پلتفرم چندکاره برای ارتباط، همکاری و برگزاری جلسات آنلاین است. این پلتفرم با امکانات متعددی برای مشارکت در کار، برنامه‌ریزی و مدیریت کار، برگزاری جلسات آنلاین و اشتراک گذاری محتوا، یکی از بهترین گزینه‌های پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین در خارج از کشور است.